Qui est concerné ?

Pour tous les demandeurs d’asile, à l’exception des demandeurs sous procédure Dublin, des mineurs non accompagnés ( MNA ) et des personnes résidant outre-mer. Les demandeurs concernés se voient remettre une notice dédiée au guichet unique ( GUDA ), dès l’enregistrement de la demande d’asile. Cette notice, traduite en 32 langues, comporte les identifiants de connexion au portail de l’Ofpra.

Attention ! Pour être concernée par le dispositif de dématérialisation, la personne doit avoir enregistré sa demande d'asile en GUDA.

Les documents versés sur l'espace numérique

Les documents suivants sont susceptibles d'être versés sur l'espace numérique (le libellé est indiqué en bleu)

• L’avis de création du compte numérique avant introduction de la demande à l’Ofpra (Création compte) ;
• La lettre d’introduction de la demande d’asile (Introduction) ;
• La lettre des 6 mois (6 mois) ;
• Le courrier d’annulation de la convocation ( Annulation convocation) ;
• Le courrier de demande de certificat médical pour les enfants mineures faisant état d’un risque de mutilation sexuelle féminine (Certificat médical) ;
• Le courrier d’information sur le reclassement en procédure normale (Reclassement) ;
• Le courrier transmettant la transcription de l’entretien avant la prise de décision (Entretien) ;
• Le courrier informant du basculement vers la notification par voie postale (Courrier postal) ;
• Le courrier informant de la renotification de la décision (Renotification) ;
• L’accusé de réception du recours gracieux (AR Recours gracieux) ;
• L’avis de création du compte personnel du mineur « séparé » (Compte mineur) ;
• D’autres courriers, par exemple la demande de communication de l’acte de naissance d’un enfant né en France, etc… (Autre courrier).

Comment sortir du dispositif ?

La notification dématérialisée des décisions statuant sur la demande d’asile, de la convocation à l’entretien personnel et d’autres documents est obligatoire.

Deux exceptions permettent à une personne de demander à sortir du dispositif :

• Le demandeur d’asile établit qu’il n’est pas en mesure d’accéder au procédé électronique en raison d’un empêchement matériel voire technique : la notification par voie postale est alors de droit.
• En raison de la situation personnelle du demandeur ou de sa vulnérabilité, il est préférable de recourir à la notification par voie postale : l’Ofpra apprécie cette faculté au cas par cas.

La demande d'exception doit être traitée prioritairement par la SPADA, la structure d’hébergement ou, à défaut, la direction territoriale de l’Ofii dont dépend la personne. Le signalement est envoyé par mail à l'Ofpra (dematofpra[a]ofpra.gouv.fr), qui appréciera la pertinence d’une sortie du dispositif de dématérialisation au cas par cas.

Lorsque l’Ofpra considère que les éléments portés à sa connaissance ne justifient pas une sortie du dispositif, il ne répond pas à cette demande.

Lorsque l'Ofpra considère la demande justifiée, un courrier libellé Courrier postal est versé sur l'espace numérique de la personne. Lorsque la SPADA, qui dispose d'une interface générale pour tous ses usagers, constate le versement d'un Courrier postal, il lui revient d'en informer la personne concernée.

Le module professionnel SPADA / CADA -HUDA

Un dispositif intégré dans la chaîne de l’asile

Le demandeur d’asile est informé dès l’enregistrement de sa demande d’asile en préfecture des modalités d’accès à l'espace personnel numérique sécurisé :

• Remise d’une notice d’accès au portail OFPRA avec les identifiants de connexion ( numéro AGDREF et clé de connexion) – document traduit en 32 langues
• La notice est éditée par le SIAEF en lien avec l’ATDA

L’Ofpra communique ses courriers au demandeur d’asile via un téléservice.

Les SPADA et les centres d’hébergement du dispositif national d’accueil accompagnent le demandeur dans la prise en main de l’outil et la consultation des courriers

Présentation du portail

Le tableau de bord

1.    Statut de l’ensemble des documents des comptes gérés par la structure

2.    Possibilité de filtres et de tris

3.    Possibilité de recherche par dossier

4.    Activation de la fonction d’affichage de la clé du dossier courant